Ilgainiui atsirandant vis daugiau kompiuterinių įrankių žmonės turi galimybę juos išbandyti ir susidaryti tam tikrą nuomonę. Deja, kai kurie tą nuomonę suformuoja naujas sistemas naudodami neteisingai arba neišnaudodami visų siūlomų funkcijų. Ne paslaptis, kad nuomonė gali būti suformuojama ir sistemos neišbandžius, bet girdint aplinkinių pastebėjimus. Taigi šiame straipsnyje apžvelgsime penkis pagrindinius mitus apie dokumentų valdymo sistemas ir papasakosime, kodėl jie visgi išlieka tik mitais.

Dokumentų valdymo sistemos: kas tai?

Dokumentų valdymo sistemos (DMS) – tai programos, kurios leidžia visiškai atsisakyti popierinių dokumentų. Jų tikslas padidinti veiklos efektyvumą. Tokie pokyčiai prasideda nuo dokumentų kompiuterizavimo. Suteikiama galimybė rengti, derinti, tvirtinti, centralizuotai registruoti ir saugoti dokumentus. Užtikrinamas lengvesnis dokumentų radimas, siuntimas kitiems organizacijos darbuotojams, atliktų veiksmų istorijos kaupimas, dokumentų siejimas tarpusavyje ir kita.

Populiariausi mitai apie dokumentų valdymo sistemas

Mitai, kurių atsiradimą lėmė netinkamas sistemos naudojimas ir nuomonės susidarymas iš aplinkinių kalbų:

• Sudėtinga naudotis. Iš tiesų dokumentų valdymui skirta sistema sukurta būtent darbo palengvinimui. Todėl vos tik išmokus keletą žingsnių, kaip ja naudotis, darbo rutina pasikeis neatpažįstamai.

• Sistemai reikalinga visa IT komanda. Tokia sistema yra „savarankiška“, o tai reiškia, kad jums nereikia kiekvieną akimirką ją prižiūrinčio specialisto. Taip pat ši sistema neapkrauna įmonės serverių, kas leidžia toliau sėkmingai vykdyti skaitmeninius darbus.

• Skirta tik didelėms įmonėms. Sistemų įvairovė yra tokia plati kaip ir pačių įmonių. Todėl galima pasirinkti būtent tą, kuri labiausiai atitinka jūsų organizacijos poreikius.

• Nauda pastebima ne iš karto. Vos tik integravus sistemą pastebima jos teikiama nauda. Pavyzdžiui, naudodamiesi ja, vos per vienerius metus sunaudosite šešis kartus mažiau popieriaus.

• Sistema nesaugi. Iš tikrųjų saugumas yra pagrindinė bet kokios kompiuterinės įrangos dalis, ypač ligoninėse ir Be to, prieš pradedant ja naudotis, atliekami įvairūs saugumo tikrinimo testai.

Taigi neleiskite, kad tokie nepatvirtinti duomenys sutrukdytų jums plėsti savo įmonę. Palengvinkite savo darbo rutiną ir pasirūpinkite patogesniu dokumentų valdymu.

Dokumentų valdymo sistema tai efektyvus būdas užtikrinti geresnę darbo kokybę. Todėl siūlome pradėti ja naudotis kuo anksčiau. Tai itin patogus darbo įrankis, kuris, jei bus pasitelktas tinkamai, padės išspręsti visas dokumentų valdymo problemas. Spauskite ant šios nuorodos https://www.sekasoft.com/dokumentu-valdymas/ ir pradėkite naudotis funkcionalia sistema.

PR